Article publié à l'origine sur Oddes Pyxis.
Je voulais vous présenter un format de journée collaborative qui est très utile pour l’émergence de nouvelles idées, le partage de connaissance, et la création de lien entre les participant.e.s. L’open space ou forum ouvert ! Dans le cadre d’une association ou d’un meetup, on n’a pas de trame particulière. Lorsqu’on est dans une entreprise, on peut avoir un thème particulier qu’on veut aborder. Comme par exemple, améliorer la communication entre les membres de différentes équipes de notre direction.
Le concept est simple, on invite les personnes d’une association, d’une direction, de l’entreprise, ou d’une profession précise d’une entreprise, par exemple les RHs, pour au moins une journée. Pour avoir un vrai impact sur le groupe, je suggère d’être ensemble au moins de 9h30 à 17h00 pour que les gens puissent participer à au moins deux ou trois sujets.
On crée deux rituels, une ouverture le matin, et une cloture à la fin de la journée. On place les chaises en cercle pour que tout le monde puisse se voir. Le choix de la salle et du lieu est important. On aura besoin de plusieurs endroits pour créer des espaces de discussions, de présentations et d’échanges. Je suggère de choisir un hôtel ou un lieu de séminaire pour sortir les gens de leur environnement du quotidien.
Pensez à avoir du matériel comme des post-its, paper boards, tableaux Veleda, projecteurs, murs blancs ou toiles de projection, écrans de télé, papier de plusieurs formats, etc.
Un.e facilitateur.ice ouvre la journée en expliquant les principes qui cadrent le tout :
A la toute fin de l’ouverture de la journée, les gens vont prendre un moment (5-10 minutes) pour préparer des fiches et suggestions de sujets à traiter. On propose alors de mettre son nom, le titre du sujet, l’heure approximative qu’on estime démarrer, combien de temps on estime que ça pourrait prendre, et le lieu dans lequel on veut faire la session. Ce choix de lieu peut dépendre du besoin en matériel, ou si c’est une marche philosophique dans le parc à côté de l’hôtel.
Par la suite on présente rapidement notre sujet, notre pitch, sans faire sa session à ce moment-là, car la journée ne se lancera pas si tout le monde fait de même. Une suggestion de facilitation : si quelqu’un a plusieurs sujets, lui demander d’en présenter qu’un à la fois.
Pour conclure cette première partie de journée, on ira négocier l’agenda avec les autres participant.e.s sur le mur de la place de marché. « Il est frais mon poisson ! » Lorsque l’agenda est à peu près stable, vous pouvez suggérer aux gens de prendre une photo pour ne pas oublier les sujets qui les intéressent.
Le rôle de facilitation est de s’assurer que le cadre est respecté, que la loi des deux pieds est utilisée et comprise, mais on représente l’autorité de la liberté de l’événement.
Dans le cas d’un open space en entreprise, si on se rend compte que dans une session une personne ne respecte pas cette liberté, que la personne monopolise la parole, on peut intervenir en posant une question, en rappelant le cadre. Si les sponsors qui nous ont délégué l’autorité lors de cette parenthèse de temps ne respectent pas le contrat, on peut en reparler avec eux. On peut aussi s’assurer que les décisions et actions des différentes sessions sont résumées dans le journal de l’open space.
On revient à la salle où on a les chaises en cercle. On utilise un bâton de parole, et les personnes pourront exprimer ce qu’elles ont appris, ressenti lors de cette journée collaborative. En fonction de la taille du groupe, on peut faire un deuxième tour au cas où les retours des autres ont évoqué une chose qu’on a oublié de mentionner.
Dans le contexte d’une entreprise, les actions à tester lors des prochaines semaines sont notées dans un journal de l’open space qui sera diffusé dès que possible, maximum 24 heures après la clôture, pour lancer la dynamique et récolter les fruits de l’investissement en temps.
J’ai découvert ce type d’événement lors d’une conférence (qui se dit « unconference » dans les faits), l’Agile Open France hiver qui se tient en Alsace une fois par année en janvier. J’ai participé aux quatre dernières éditions.
J’ai créé un meetup qui s’appelle We Open Space où on utilise ce même cadre un samedi par mois. On est déjà à plus de 20 éditions en deux ans. Il y a entre 10 et 20 personnes qui se réunissent et qui passent un samedi ensemble pour échanger sur des sujets comme l’agilité, le code, la programmation, la sociologie, la psychologie, le « do it yourself », les jeux collaboratifs, le management, le design de vêtement, la musique, etc.
Et ce rituel, vous pourriez aussi l’utiliser en entreprise ! J’ai suivi la formation avec Daniel Mezick au sujet plus avancé de l’Open Space Agility et l’Open Space Technology pour m’outiller autour de ce sujet passionnant. Je n’ai pas vu le temps passer lors de ces 2 jours de montée en compétence.
La subtilité de la préparation des sponsors, de la posture de la personne qui facilite l’open space et de la création du buzz autour de l’événement quelques semaines avant sont des clés de cet apprentissage.
L’open space est une parenthèse de temps très puissante de partage, d’apprentissage et qui apporte énormément de créativité. Il s’appuie sur l’intelligence collective des participant.e.s. La connexion que cela crée entre les gens est de qualité, les liens sont durables dans le temps. On prend le temps qu’il faut de partager. Les gens plus introvertis trouvent beaucoup d’occasions pour s’exprimer et contribuer.
En tant que dirigeant.e d’entreprise, cela permet aussi de découvrir ce qui se cache derrière les idées des employé.e.s, ce qui les passionne, ou les préoccupe. Quelles difficultés vivent-elles ? Quels sont les sujets les plus fédérateurs ? Il en ressort des actions concrètes qui feront évoluer la boîte vers un futur rêvé et collectif ! Les gens sont plus engagés dans le groupe, et l’organisation peut pivoter plus facilement et il en résulte une émulsion d’innovation. Evidemment, on devra laisser du temps et de l’oxygène dans les semaines qui suivent l’événement pour que les leaders émergents puissent tester les nouvelles idées.
Lorsqu’on est dirigeant.e, on ne peut pas être sur le terrain à 100%, car on ne respecterait pas le contrat de vision qui va avec notre rôle. Sinon, c’est peut-être qu’on souffre de micro-management. On a beau être intelligent.e, puissant.e, politiquement habile on est souvent déconnecté.e par rapport au travail des expert.e.s du terrain.
Le pair ou mob programming, le design collectif, la co-construction apportent toujours quelque chose de concret plus rapidement que les processus industriels et robustes de travail. Le besoin qu’on adresse lors d’un open space, est l’émergence et l’innovation. On veut donc créer des collisions d’idées, on veut de l’alchimie, de la sérendipité. On fait un pari que quelque chose de nouveau et de bien sortira !
En retour d’expérience, travailler de cette façon lors d’une journée ou deux est intense, mais on n’est pas fatigué à la fin. Au contraire, on est plutôt comblé ! On peut régler d’une pierre deux coups les problèmes de motivation intrinsèque, d’engagement des collaborateurs, ou d’autres aspects liés à la gestion des ressources humaines.
Comment pourrait-on démarrer une startup avec un open space ? En quoi plusieurs startups pourraient émerger des open spaces ? En quoi les incubateurs auraient un intérêt à proposer ce type d’exercice aux entrepreneurs et spécialistes qui ont envie d’un monde qui change ? Aurait-on intérêt de faire les transformations agiles en passant par les open spaces ? Je crois que oui !
Mon rêve est que si on montre que cela apporte de la valeur pour les entreprises, pourquoi ne pourrions-nous pas tester le tout dans les associations, les villes, et les différents niveaux de gouvernements.
